如何成功演示文稿

(一)观众

如果能够事先知道观众的基本信息,那么在设计演示文稿讯息时,就可以将观众的特性融入演示文稿中。观众为什么会来听我们演讲,想从我们的演讲中得到什么?我们的演示文稿内容能不能符合观众的需求?观众的人数有多少?
观众对主题的熟悉程度如何?所有人都很熟悉,还是只有部分人熟悉?观众的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高?如果我们的观众对我们所要讲的主题已经很熟悉,我们还讲众人皆知的基本观念,是会让人很厌烦的;反之,如果我们的观众对主题一点也不熟悉,而我们一下子就切入核心,让观众一头雾水,或者满口听不懂的专有名词、英文简称,让观众充满挫折,那么观众也不会赞美我们的。
所以,根据观众分析来准备演示文稿内容,需要为观众建立背景知识时,请大方地加以解释,再把焦点拉回主题,让所有观众都能同步。所以,也不要在中途塞给观众太多的参考资料,这样观众会分心,还跟不上进度,请把所以补充资料全部放在最后面,甚至另外制作附录,让观众带回去参考。

(二)讯息

演示文稿最主要的目的是传达讯息,所以的内容都应该辅助讯息的传达,与此目标无关的,都不应该在演示文稿中出现。
演示文稿设计的原则是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其实准备演示文稿内容和写文章是一样的,订好题目后,先列出大纲,把重要的观念和关键词的关连性架构出来,接下来再加上创意,以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。
 
文字的使用
善用PowerPoint的演示文稿设计模板,可以省去我们配色定字型的时间。切记演示文稿是辅助我们传达讯息,真正在传达讯息,说服观众的是我们,所以不要将投影片设计成小抄或脚本,照本宣科。我们可以从行销的角度来看,如果我们只是照念的话,那么同样的内容,以后可能就是下面听讲的人来念,而不是我们了,所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势,传达不是演示文稿投影片就好了,要有我们演讲才成功。再从智能财产权的角度来说,如果投影片的内容是满篇文字,信息就完全揭露了,下次再讲就缺少了新颖性,就得追求进步性;君不见著名的演讲者,一套投影片走天下,场场瀑满,没有人嫌投影片一样,因为诠释不同。
所以制作投影片请掌握Magic Seven原则,每张投影片传达5个概念效果最好,7个概念人脑恰恰好可以处厘,超过9个概念负担太重了,请重新组织。(7士2=5~9)
字体大小
投影片的字体要大、行数要少记住:我们是来演讲,不是来做视力检查!
字体大,行数自然就少,当然就符合Magic Seven原则!
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